Vous en avez assez de jongler entre des montagnes de papiers, des emails interminables et des documents RH éparpillés ? Le coffre-fort digital RH de MyPeopleDoc transforme cette gestion chaotique en une sécurité optimale et une dématérialisation fluide, centralisant vos documents sensibles comme les bulletins de paie ou les contrats de travail. Découvrez comment cette solution révolutionne la gestion des données salariés, alliant sécurité renforcée, accès 24/7 et conformité RGPD, tout en simplifiant la gestion administrative pour les entreprises et leurs collaborateurs.
MyPeopleDoc est un coffre-fort numérique RH permettant aux entreprises de stocker et de transmettre en toute sécurité les documents administratifs des employés. Cette plateforme digitale centralise les bulletins de paie, contrats de travail et autres pièces justificatives dans un espace sécurisé, accessible à distance et à vie, révolutionnant ainsi la gestion des ressources humaines.
Créé en 2008, MyPeopleDoc répond à la demande croissante de digitalisation des processus RH. Spécialisé dans la dématérialisation des documents sensibles, ce service s’impose comme une solution innovante pour les entreprises souhaitant moderniser leur gestion administrative tout en renforçant la sécurité des données personnelles de leurs collaborateurs.
| Caractéristique | Détail |
|---|---|
| Espace de stockage | 10 Go d’espace personnel par utilisateur |
| Formats acceptés | PDF, Word, Excel, images |
| Normes de sécurité | Chiffrement AES 256, conformité RGPD |
| Accès | Depuis ordinateur, smartphone ou tablette |
| Interopérabilité | Connectivité avec les systèmes RH existants |
Le fonctionnement de MyPeopleDoc s’appuie sur un coffre-fort électronique sécurisé. Les entreprises transmettent les documents RH qui sont stockés dans le cloud. Les salariés y accèdent via un espace personnel protégé par authentification, depuis n’importe quel appareil connecté, à tout moment et depuis n’importe quel endroit.
MyPeopleDoc joue un rôle important dans la dématérialisation des bulletins de paie. Les organisations utilisent cette plateforme pour envoyer électroniquement les fiches de salaire aux employés sans compromettre leur confidentialité. Les collaborateurs reçoivent leurs documents en format numérique, consultables indéfiniment, ce qui fluidifie la gestion administrative.
Bouygues Telecom et Total figurent parmi les grandes entreprises utilisatrices de MyPeopleDoc. La solution s’adapte aux exigences des groupes multinationaux comme aux besoins des PME. Elle s’est implantée dans des secteurs variés, prouvant sa flexibilité et sa fiabilité pour la sécurisation des processus RH numériques.
MyPeopleDoc a été fondé en 2007 par deux entrepreneurs français : Jonathan Benhamou et Clément Buyse, dans le but de moderniser la gestion documentaire RH par la digitalisation. L’ambition initiale était simple : réduire la dépendance au papier dans les processus RH et améliorer la relation entre employeurs et salariés à travers un espace numérique personnel.
Le projet a rapidement séduit de nombreuses grandes entreprises françaises, et MyPeopleDoc est devenu l’un des pionniers de la dématérialisation RH en France. Fort de cette croissance, la société a levé plusieurs millions d’euros auprès d’investisseurs spécialisés dans les technologies SaaS.
En 2018, MyPeopleDoc a franchi une nouvelle étape stratégique en rejoignant le groupe américain Ultimate Software, aujourd’hui fusionné avec Kronos sous le nom de UKG (Ultimate Kronos Group), un acteur mondial des solutions HCM. Cette acquisition a permis à MyPeopleDoc de renforcer sa présence internationale, notamment en Europe et en Amérique du Nord, tout en conservant son ancrage technologique en France.
Aujourd’hui, MyPeopleDoc est utilisé par plus de 4 millions de salariés dans 120 pays et plus de 1 000 entreprises, confirmant sa place de référence en matière de coffre-fort numérique RH. La solution reste disponible en marque propre via son site officiel, tout en étant également intégrée à des plateformes RH plus globales.
MyPeopleDoc reçoit automatiquement les documents RH transmis par l’employeur au format PDF, Word ou Excel. Les fichiers sont intégrés dans l’espace sécurisé, avec notifications par email aux salariés. Cette transmission électronique centralise les informations tout en garantissant leur conformité avec les normes d’archivage en vigueur.
L’automatisation des tâmes RH optimise la gestion documentaire en éliminant les manipulations manuelles. Les processus comme l’archivage, la distribution ou la mise à jour des bulletins de paie s’effectuent sans intervention humaine, réduisant ainsi les risques d’erreurs tout en améliorant l’efficacité des équipes RH.
Découvrez les multiples documents RH et personnels stockables dans MyPeopleDoc
Explorez la diversité des documents RH et personnels accessibles 24/7 via le coffre-fort numérique
Le système de libellés classe les documents par catégories standards. Les salariés organisent leurs fichiers par thèmes comme « paie », « contrats » ou « identité », facilitant ainsi la recherche et consultation rapide de leurs documents administratifs RH.
Le partage sécurisé de documents RH s’effectue via des liens protégés avec contrôle d’accès. Les destinataires externes comme les banques ou l’administration fiscale reçoivent les fichiers via un processus crypté, assurant la confidentialité des données sensibles lors des échanges professionnels.
La signature électronique valide juridiquement les documents RH. Applicable aux contrats de travail et avenants, elle utilise des mécanismes d’authentification renforcés. Conforme au règlement eIDAS, cette fonctionnalité élimine le recours au papier tout en conservant la valeur légale des actes signés.
Le modèle économique de MyPeopleDoc repose sur une offre SaaS modulable, adaptée à la taille et aux besoins des entreprises. Le coût d’implémentation et d’abonnement varie selon plusieurs facteurs : nombre de salariés, fonctionnalités choisies (signature électronique, modules de gestion RH, intégrations SIRH), volume de documents à archiver, et durée d’engagement.
Pour les entreprises de taille intermédiaire (50 à 250 salariés), le coût moyen constaté se situe entre 3 € et 5 € par utilisateur et par mois. Cette enveloppe couvre :
Des options supplémentaires comme la signature électronique certifiée, les modules d’onboarding digital ou encore l’accès à un portail RH intégré peuvent entraîner un ajustement tarifaire. Les grandes entreprises (> 1 000 salariés) peuvent bénéficier d’un tarif dégressif négocié selon les volumes.
Pour les salariés, l’accès au coffre-fort personnel MyPeopleDoc est totalement gratuit, même après la rupture du contrat de travail, conformément aux engagements de portabilité à vie de leurs documents RH.
À noter que l’entreprise peut demander un devis personnalisé via le formulaire de contact officiel, afin d’adapter l’offre aux spécificités de son SIRH et de son organisation interne.
MyPeopleDoc sécurise les données avec un chiffrement AES-256 et des centres de données européens certifiés ISO/IEC 27001:2013. Les protocoles de sécurité incluent une authentification renforcée et des contrôles d’accès granulaires, garantissant la confidentialité des documents RH stockés dans le coffre-fort numérique sécurisé.
La conformité RGPD s’applique à l’ensemble du processus. La plateforme respecte les droits d’accès (article 15) et de rectification (article 16) prévus par le règlement européen. Les mécanismes de protection s’intègrent dès la conception, avec des audits réguliers pour maintenir cette conformité légale.
Le système d’authentification combine vérification en deux étapes et profils personnalisés. Chaque connexion au coffre-fort électronique nécessite une double validation, limitant les accès non autorisés. Les rôles administrateurs et utilisateurs définissent les droits d’interaction avec les documents RH.
MyPeopleDoc détient les certifications ISO/IEC 27001:2013 et SOC 2 Type 2. Ces normes attestent de la robustesse de la solution face aux menaces numériques. La plateforme respecte également la norme NF Z42-020 pour l’archivage électronique des documents administratifs.
| Aspect de la sécurité | Archivage papier | Coffre-fort numérique (MyPeopleDoc) |
|---|---|---|
| Risques physiques | Exposition au vol, à la perte, aux dégâts d’humidité/incendie | Chiffrement AES 256 et stockage dans des centres de données sécurisés (France/Europe) |
| Contrôle d’accès | Accès non régulé, risque d’interception physique | Authentification à deux facteurs et autorisations granulaires (administrateur, employé) |
| Espace et coûts | Occupation d’espace physique et frais d’archivage annuels (estimés à 2-3€/dossier/an) | Stockage illimité dans le cloud avec espace personnel de 10 Go par utilisateur |
| Traçabilité | Aucun historique des consultations ou modifications | Journaux d’audit détaillant toutes les actions (téléchargement, partage, modification) |
| Conformité RGPD | Difficulté de garantir la protection des données personnelles | Conformité certifiée avec RGPD et norme NF Z42-020 (archivage électronique) |
| Détérioration | Dégradation naturelle avec le temps | Préservation numérique illimitée sans altération de la qualité des documents |
| Impact écologique | Consommation de papier (200 feuilles/an par salarié en moyenne) | Réduction de 95% de l’empreinte carbone liée à l’archivage physique |
Les salariés accèdent à leurs documents RH 24/7 via un coffre-fort électronique sécurisé. Le système envoie automatiquement un email de notification à chaque dépôt de bulletin de paie. Une entreprise de 200 employés économise ainsi 3 000€ annuels sur l’archivage physique grâce à cette dématérialisation fluide et accessible à distance.
Les documents RH restent consultables même après un départ de l’entreprise. Le coffre numérique prévoit une sauvegarde illimitée dans le cloud, garantissant l’accès aux bulletins de paie pendant 50 ans minimum ou jusqu’aux 75 ans du salarié, assurant une traçabilité complète de sa carrière professionnelle.
Chaque utilisateur dispose d’un espace personnel de 10 Go pour stocker ses documents RH. Cette capacité suffit à conserver l’intégralité de sa vie professionnelle, des premiers contrats de travail aux dernières fiches de paie, sans craindre un manque d’espace pour les pièces justificatives ou administratives.
Les démarches administratives s’effectuent plus rapidement grâce au coffre-fort numérique. Les salariés transmettent leurs justificatifs à la banque ou au service des impôts en quelques clics. Cette simplification quotidienne libère du temps pour les tâches prioritaires, limitant le stress lié à la recherche de documents RH.
Les entreprises économisent sur l’impression, l’archivage physique et la distribution papier. Une entreprise de 200 employés réalise 3 000€ de gains annuels avec le coffre-fort numérique, éliminant ainsi les frais de stockage et les coûts de livraison des bulletins de paie.
Les équipes RH gagnent du temps sur les tâches manuelles répétitives. L’automatisation traite les documents RH en flux continu, réduisant de 40% le volume horaire dédié à la gestion administrative et optimisant la productivité des services ressources humaines.
La conformité automatique aux régulations protège les entreprises des sanctions légales. MyPeopleDoc intègre les exigences du RGPD pour les documents RH, assurant la sécurité des données personnelles et la traçabilité des accès aux fichiers numériques.
L’adoption du coffre électronique renforce l’image d’innovation de l’entreprise. Les collaborateurs perçoivent cette transformation digitale comme un gage de modernité, améliorant l’attractivité de l’employeur sur le marché du travail.
La dématérialisation réduit la consommation de papier de 95%. Une entreprise moyenne économise 200 feuilles par salarié et an, limitant son empreinte carbone liée à l’archivage physique tout en valorisant son engagement RSE.
Si MyPeopleDoc figure parmi les leaders du coffre-fort numérique RH, d’autres solutions méritent également l’attention selon les besoins spécifiques de votre entreprise. Voici une sélection des principales alternatives disponibles sur le marché, avec leurs atouts respectifs.
Lucca (Cleemy Documents) : une solution RH modulaire française très appréciée pour son ergonomie. Elle propose un coffre-fort numérique intégré à ses modules de gestion des absences, des notes de frais et des congés. Adaptée aux PME, elle mise sur une expérience utilisateur fluide.
Docaposte (Coffreo, Digiposte) : filiale numérique du Groupe La Poste, Docaposte est reconnue pour son ancrage souverain et sa conformité légale. Elle propose des coffres-forts certifiés avec intégration aux démarches administratives et à la sphère publique (URSSAF, impôts).
Primobox : spécialisé dans la dématérialisation RH, Primobox offre une solution centrée sur l’automatisation des bulletins de paie et la conformité légale. Très apprécié pour ses connecteurs ERP.
Nibelis : solution SIRH globale avec un coffre-fort numérique intégré. Elle cible principalement les ETI et PME avec un fort besoin de centralisation RH.
PeopleSpheres : plateforme RH ouverte, modulable, orientée sur l’interopérabilité entre outils existants. Idéal pour les entreprises multi-outils souhaitant unifier leur environnement RH.
| Solution | Points forts | Type d’entreprise cible |
|---|---|---|
| MyPeopleDoc | Coffre-fort numérique complet, sécurité certifiée, déploiement international | PME, ETI, grandes entreprises |
| Lucca (Cleemy) | UX fluide, intégration modules RH, support français | PME, scale-ups |
| Docaposte | Hébergement souverain, intégration aux services publics | Collectivités, grandes entreprises |
| Primobox | Spécialiste paie, connecteurs ERP, conformité RGPD | PME, secteurs réglementés |
| Nibelis | SIRH complet, coffre-fort intégré | PME, ETI |
| PeopleSpheres | Plateforme modulaire, interopérabilité, API riche | ETI, grandes structures multi-outils |
Ces alternatives permettent aux entreprises de comparer selon leurs priorités : sécurité, budget, ergonomie ou compatibilité avec les outils existants. Pour aller plus loin dans votre comparaison, vous pouvez consulter le site officiel de Lucca ou les plateformes comme Appvizer ou LeBonLogiciel.
Le module Case Management de MyPeopleDoc gère les interactions employeur-employé via un espace dédié. Il centralise les échanges de documents RH sensibles, comme les dossiers prud’hommes, en assurant leur confidentialité. Les collaborateurs et le service RH échangent en toute sécurité, avec traçabilité des accès et partage contrôlé des fichiers administratifs RH.
MyPeopleDoc transforme la gestion des documents RH avec son coffre-fort numérique sécurisé, alliant conformité RGPD, accès immédiat aux bulletins de paie et stockage à vie. Pour les entreprises comme pour les salariés, cette solution digitale optimise le quotidien tout en réduisant les coûts. Adoptez dès maintenant cette transformation spectaculaire : la sécurité, la simplicité et la légalité dans la paume de votre main.
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